Lors de leur entrée en fonctions, les membres du personnel (employés ou associés) doivent fournir les documents officiels justifiant de leur situation familiale et personnelle. Ensuite, tout changement de leur statut personnel ou de celui des membres de leur famille doit être déclaré dans un délai de 30 jours civils par écrit à l’Organisation.
Dans le cadre de la simplification des procédures, l’unité des processus administratifs (DG-RPC-PA) et les départements HR et GS ont élaboré un nouveau formulaire sur EDH intitulé « changement de situation familiale et personnelle » pour déclarer les changements suivants :
- naissance ou adoption d’un enfant ;
- mariage ;
- divorce ;
- constitution d’un partenariat civil officiellement enregistré dans un État membre ;
- dissolution d’un tel partenariat ;
- changement de nom ;
- changement ou acquisition d’une nouvelle nationalité.
Ainsi, les membres du personnel créent le formulaire eux-mêmes et renseignent les informations nécessaires pour chaque type de déclaration en indiquant, le cas échéant, toute prestation à laquelle ils ou un membre de leur famille peuvent prétendre d’une source extérieure à l’Organisation, de même nature qu’une prestation prévue par le Règlement. Ils scannent et joignent le certificat officiel correspondant à leur déclaration.
Le formulaire est ensuite automatiquement adressé au secrétariat de leur département ou au bureau des utilisateurs (pour les utilisateurs, attachés de coopération ou attachés scientifiques) puis traité par les services du département HR. Les membres du personnel sont notifiés par le système EDH lorsque le changement du statut personnel est enregistré.
Les informations enregistrées sont conservées de manière confidentielle et accessibles uniquement aux services administratifs autorisés.
À noter : en cas de changement des allocations et indemnités versées régulièrement, le décompte de paie vaut avenant au contrat. En application de l'article R II 1.15 du Règlement du personnel, il est considéré que les membres du personnel ont accepté un avenant s'ils n'ont pas informé l'Organisation de leur refus dans les 60 jours civils suivant réception.
Des informations complémentaires sont disponibles dans la procédure concernant le changement de situation familiale et personnelle dans l’admin e-guide : http://admin-eguide.web.cern.ch/admin-eguide/famille/proc_change_famille_fr.asp.
Votre secrétariat de département ou le bureau des utilisateurs restent votre interlocuteur privilégié en cas de questions de procédure.
Si vous rencontrez des difficultés techniques avec ce nouveau document EDH, nous vous prions d'envoyer un courrier électronique expliquant le problème rencontré à service-desk@cern.ch.
- DG-RPC-PA (section des processus administratifs)